Yasal zorunluluk - İş açısından kritik e-postaların yıllarca arşivlenmesi
Almaniyada və dünya üzrə digər bir neçə ölkədə qanun, iş nöqteyi-nazarından kritik e-poçtalar və vergi ilə əlaqəli sənədlərin müəyyən bir müddət ərzində saxlanılması və arxivlənməsi tələb edilir. Saxlama müddəti yalnız ölkədən ölkəyə deyil, eyni zamanda saxlanılacaq sənədin növünə və məzmununa görə də fərqlənir.
Hansı sənədlər saxlanılmalıdır?
Almaniyada, xüsusən vergi qanununa əsasən hansı sənədlərin və sənədlərin saxlanılması tələb olunur. Əlavə olaraq, sənədlərin saxlanılması tələb edən digər qaydalara da rast gəlinir. Məsələn, Alman Ticarət Qanununun (HGB) 257-ci maddəsi, Qara Para Aklama Qanununun 8-ci hissəsi və Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) 50-ci hissəsi tərəfindən tənzimlənir.
Vergi Qanununun (AO) 147 (1) hissəsi əməl etməyə görə, kitablar və qeydlər, məbləğlər, illik mali cədvəllər, idarəetmə hesabatları, başlanğıc balansı və bu sənədləri anlamaq üçün lazım olan işləm əlavələri və digər təşkilat sənədləri, qəbul edilmiş ticarət və iş mektupları, göndərilmiş ticarət və iş mektuplarının nüsxələri, hesabat sənədləri, Birliyin Tarif Qanununa 15 (1) və 163-cü maddələrini əsasən sənədlər və tələb olunan məbləğlər vergiləndirmə əhəmiyyətli, saxlanılması lazımdır. Bu, fakturları, təklifləri və sifariş təsdiqlərini, kusurlar haqqında məlumatları və şikayət mektuplarını, ödəmə əsaslıq qeydlərini və müqavilələri, əlavə olaraq bir işin hazırlanması, nəticələnməsi, yerinə yetirilməsi və ya tərsinə çevrilməsi üçün bütün əlaqələri daxil edir, lakin bunlarla məhdudlaşmaya bilər.
Bu sənədlərin və əlaqələrin elektronik yollarla, məsələn, poçt və ya e-poçt yolu ilə göndərildiyi və qəbul edildiyi əhəmiyyətli deyil. E-poçt əlavələri, e-poçtun anlaşılmaz və ya tam olmayan olması halında, əlavələr olmadan da saxlanılmalıdır. Əks halda, yəni e-poçt yalnız bir əlavə göndərmək üçün istifadə olunursa, e-poçt özü saxlanmaq tələb edilmir - lakin əlavə saxlanılmalıdır.
Bu məlumatlar, "Kitablar, qeydlər və sənədlərin elektronik şəkildə saxlanılması və məlumat əldə etmənin düzgün idarə edilməsi haqqında prinsiplər" və ya qısaca GoBD tərəfindən təsdiqlənir. Federal Maliyyə Dəvlet İdarəsi tərəfindən nəşr olunub və vergi ilə əlaqəli məlumatların elektronik şəkildə toplanması və işlənməsinin tələblərini əhatə edir və hər bir vergi məcburi şirkət, serbest fəaliyyət sahibləri və serbest işçilər üçün keçərli olan idarə qaydasıdır.
Sənədlərin neçə ildə saxlanılması tələb olunur?
Saxlama müddətləri, digərlərinin əlavə olaraq Alman Ticarət Qanununun (HGB) 257-ci maddəsinin (4) və (5), Alman Maliyyə Qanununun 147-ci maddəsinin (3) və (4) tərəfindən nəzərdə tutulur. Unutma, zaman məhdudiyyətləri, saxlanılması tələb olunan sənədlərin yaradıldığı, qəbul edildiyi, göndərildiyi və ya sonuncu işləndiyi kalendar ili sonuna qədər başlamaz. Nümunə: Haziran 2024-də yaradılmış bir sənəd üçün on illik saxlama müddəti resmi olaraq 31 Dekabr 2024-də başlayır və 31 Dekabr 2034-də qurtarır (o zamana qədər təsdiq olunmayan dəyişikliklər olmadan) və 2035-ci ilin yanvarından sonra məhv edilə bilər. Saxlanılması tələb olunan sənədlərin müəyyən bir zamanda dəyişikliklərə məruz qalması hallarında, saxlama müddəti ildən sonra yenidən başlayır.
10 illik saxlama məcbudiyyəti
Kitablar, qeydlər, məbləğlər, illik hesabatlar, idarəetmə hesabatları, başlanğıc balansı, işləm əlavələri və bu sənədləri anlamaq üçün lazım olan digər təşkilat sənədləri, Birliyin Tarif Qanununa 15 (1) və 163-cü maddələrində nəzərdə tutulan sənədlər.
8 illik saxlama - YENİ!
Sekiz illik saxlama müddəti bu ilin əvvəlində (2025) tətbiq olunur və Beynəlxalq Bürokratiya Yardım Qanununun (BEG IV-E) bir hissəsi kimi əhatə edir və bu, hissələr hesabatı və əlavələri kimi sənədləri daxil edir.
6 illik saxlama müddəti
Qəbul edilmiş ticarət və ya ticarət mektupları, göndərilmiş ticarət və ya ticarət mektuplarının nüsxələri və vergiləndirmə məqsədi ilə əlaqəli olan digər sənədlər, ümumiyyətlə altı illik saxlama müddətində saxlanılmalıdır.
E-poçt arxivləməsi, saxlama müddətlərinin ödənilməsinə kömək edir
Profesional e-poçt arxivləmə sistemləri, iş məsələləri üçün kritik olan e-poçt və e-poçt əlavələrindəki sənədlər və məlumatlar üçün qanunla təyin olunmuş saxlama müddətlərinin ödənilməsinə kömək edə bilər. Bu, arxivləmə proqramında bir-birinə uyğun saxlama prinsiplərinin konfiqurasiyasının olmasından asılıdır. Bu, idarəçiyə müxtəlif tipdə e-poçtların neçə illik saxlanılacağı haqqında tam kontrol təmin edir. Əlavə olaraq, idarəçi e-poçtların arxivdən avtomatik olaraq silinməsi və ya necə vaxt silinməsi haqqında qərar verə bilər.
Son təhvil tarixi bitdi - amma indi nə etmək lazımdır?
Əgər saxlama müddətlərinə əməl edilirsə, məlumatlar imzalanmış olaraq təsdiq edilir. Amma qeyd etmək lazımdır ki, məlumatların imzalanması prosesi qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir. Bu məqsədə, qurtarma seçimi olmadan verilənləri silən və ya müəyyən yaddaş sahələrinin daimi olaraq üzərinə yazılan xüsusi proqramlardan istifadə olunur. Sabit disk, CD-lər və ya USB yaddaşlar kimi fiziki verilənlər daşıyıcıları parçalayıcılar tərəfindən və ya mütahəssislər tərəfindən fiziki olaraq məhv edilə bilər.
Nəticə - E-poçtlarınızı arxivləyin
İş məsələsi üçün kritik e-poçt məlumatlarını saxlamaq üçün qanunla təyin olunmuş tələbləri ödəmək üçün e-poçt arxivləməsindən istifadə edin və saxlama müddətlərindən əlavə digər faydaları da nəzərə alın. Bizim təklif etdiyimiz professional e-poçt arxivləmə sistemi [MailStore Server] 30 gün müddətində pulsuz olaraq təqdim edir.