الالتزام القانوني - حفظ البريد الإلكتروني ذات الأهمية من الناحية المهنية لسنوات

أي الوثائق يجب الاحتفاظ بها؟

في ألمانيا، ينظم القانون الضريبي تحديدًا أي الوثائق والمستندات التي يجب الاحتفاظ بها. بالإضافة إلى ذلك، هناك تنظيمات أخرى تُلزم بالاحتفاظ بالمستندات. على سبيل المثال، يتم تنظيم هذا في مادتي 257 من قانون التجارة الألماني (HGB)، الباب الثامن من قانون مكافحة غسيل الأموال (GWG) ومادتي 50 من قانون محاماة ألمانيا الفيدرالي (BRAO).

بحسب مادتي 147 (1) من قانون الضرائب (AO)، يجب الاحتفاظ بسجلات ومجلات المحاسبة، والمحفوظات، والقوائم المالية السنوية، والتقارير الإدارية، والتوازنات الافتتاحية، بالإضافة إلى تعليمات العمل اللازمة لفهم هذه الأمور، والمستندات التنظيمية الأخرى، والرسائل التجارية أو التجارية المستلمة، ونسخ الرسائل التجارية أو التجارية المرسلة، والمستندات المحاسبية، والمستندات وفقًا لـ مادتي 15 (1) و 163 من قانون الجمارك الأوروبي والمستندات الأخرى التي تُعد ضرورية من الناحية الضريبية. يشمل هذا الفواتير، العروض، وموافقة الطلبات، تقارير الأعطال، رسائل الشكاوى، إيصالات الدفع، العقود، بالإضافة إلى جميع المكاتبات المتعلقة بإعداد عملية معينة، وختامها، وإدارتها أو عكسها، ولا يقتصر على هذه الأمثلة.

لا يهم كيف تم إرسال هذه المستندات والمكاتبات، سواء بالبريد أو عبر البريد الإلكتروني. يجب الاحتفاظ بالمرفقات الخاصة بالبريد الإلكتروني، إذا كانت غير قابلة للفهم أو غير كافية بدونها. ومع ذلك، إذا تم استخدام البريد الإلكتروني فقط لإرسال مرفق واحد، فإن البريد الإلكتروني نفسه ليس خاضعًا للхран - ولكن الملف المرفق يجب الاحتفاظ به.

تؤكد هذه المعلومات على "مبادئ الحفظ الإلكتروني للسجلات والمستندات بالإضافة إلى إدارة الوصول إلى البيانات وتخزينها" أو ببساطة GoBD، وهي تنظيم إداري صادر عن وزارة المالية الفيدرالية ينظم متطلبات جمع البيانات وتخزينها بالشكل الإلكتروني، ويتعلق بجميع الشركات الخاضعة للضرائب، والمهنيين الحرة والمستقلين.

كم مدة يجب الاحتفاظ بها بالوثائق؟

تُنشأ مدد الاحتفاظ من بين أشياء أخرى من مادتي 257 (4) و (5) من قانون التجارة الألماني (HGB) ومادتي 147 (3) و (4) من قانون المالية الألماني. من المهم عدم نسيان أن مدة زمنية لا تبدأ من نهاية السنة المالية التي تم فيها إنشاء المستند أو استلامه أو إرساله أو آخر معالجته. مثال: إذا تم إنشاء مستند في يونيو 2024، فإن فترة الاحتفاظ لمدة عشر سنوات تبدأ رسميًا في 31 ديسمبر 2024 وتنتهي في 31 ديسمبر 2034 (إذا لم تُسمح بتعديلات خلال هذه الفترة)، ويمكن التخلص منه اعتبارًا من يناير 2035. إذا كانت الوثائق الخاضعة للتخزين قد خضعت للتغيير في وقت معين، فإن فترة الاحتفاظ تبدأ من جديد في نهاية السنة.

التزام الاحتفاظ لمدة 10 سنوات يجب الاحتفاظ بالسجلات والسجلات المحاسبية، والمحفوظات، والقوائم المالية السنوية، والتقارير الإدارية، والتوازنات الافتتاحية، وتعليمات العمل اللازمة لفهم هذه الأمور، بالإضافة إلى المستندات التنظيمية الأخرى المتعلقة بـ مادتي 15 (1) و 163 من قانون الجمارك الأوروبي.

التزام الاحتفاظ لمدة 8 سنوات - جديد! بشكل تجريبي، تم تطبيق فترة الاحتفاظ لمدة 8 سنوات في بداية هذا العام (2025) كجزء من قانون مساعدة الإدارية الرابعة (BEG IV-E) وتشمل المستندات مثل إيصالات المحاسبة وإيصالات الدفع.

فترة الاحتفاظ لمدة 6 سنوات يجب الاحتفاظ بالرسائل التجارية أو الصناعية المستلمة، ونسخ الرسائل التجارية أو الصناعية المرسلة، بالإضافة إلى المستندات الأخرى ذات الصلة بالضرائب لمدة 6 سنوات.

التخزين الإلكتروني يساعد في تلبية مدد الاحتفاظ

يمكن لحل احترافي للتخزين الإلكتروني أن يساعد في تلبية المدد القانونية المطلوبة للاحتفاظ بالمستندات والبيانات الحرجة في البريد الإلكتروني. الشرط الأساسي لهذا هو إمكانية تكوين مبادئ التخزين الفردية في برنامج تخزين البيانات. هذا يوفر للمدير تحكمًا كاملًا في مدة الاحتفاظ بالرسائل الإلكترونية من أنواع مختلفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمدير تحديد ما إذا كانت الرسائل الإلكترونية ستُحذف تلقائيًا من الأرشيف ومدى مدة الحذف.

انتهت فترة التسليم الأخيرة - ماذا الآن؟

عند الالتزام بمدد الاحتفاظ، يمكن التخلص من الوثائق ذات الصلة. ومع ذلك، يجب الإشارة إلى أن عملية حذف البيانات تُنفذ وفقًا للأنظمة. من أجل هذا الغرض، يتم استخدام برمجيات خاصة تُحذف البيانات بشكل دائم مع عدم توفر خيارات استعادة أو تغطية مساحات ذاكرة معينة بشكل دائم. يمكن أيضًا التخلص من وسائل تخزين البيانات الفيزيائية مثل محركات الأقراص الثابتة، والأشرطة المدمجة (CDs)، أو ذاكرة USB من خلال مهنيين متخصصين.

الخلاصة - احفظ بريدك الإلكتروني

استخدم تخزين البريد الإلكتروني لضمان الامتثال للتكاليف القانونية المطلوبة للاحتفاظ بالبيانات الإلكترونية الحيوية للعمل، واستفد من مزايا إضافية تتجاوز مدد الاحتفاظ. نقدم لك حلًا احترافيًا لتخزين البريد الإلكتروني لدينا MailStore Server مجانًا لمدة 30 يومًا.

المصدر: تخزين الرسائل الإلكترونية ذات الصلة بالعمل