Türkçe
English
Azerbaycan
Google ÇeviriÇeviri tarafından desteklenmektedir
Mi̇crosoft 365 Kullanıcıları İçi̇n Bağımsız E-Posta Arşi̇vleme Çözümleri̇ni̇n Avantajları
Buradasınız: Anasayfa / Blog
10 Kasım 2023, Cuma
Microsoft 365 kullanıcıları için bağımsız e-posta arşivleme çözümlerinin avantajları
Bugün, dünyanın dört bir yanındaki şirketler Microsoft 365 bulut hizmetlerini kullanıyor ve avantajları aşikar. Şirketlerin artık sahada hizmet sunmak için kendi altyapılarını işletmelerine gerek yok. Bulut üzerinden kolayca elde edilen programlar ve araçlar, kullanıcı sayıları doğrultusunda kolay ve uygun maliyetli bir şekilde ölçeklendirilebilir. Özellikle ayrılmış bir şirket içi sistemle karşılaştırıldığında, yönetim daha az BT kaynağı gerektirir. Ayrıca, hizmet güvenilir, güvenilir bir sağlayıcıdan gelir. Dahası, Outlook'u bir posta istemcisi olarak veya Teams'i dijital bir toplantı odası olarak kullanıyor olsanız da, tüm iletişim hizmetleri aynı platformda bulunur. Genel olarak, Microsoft'un genel buluttaki ofis yazılımı, makul bir fiyata zengin iletişim ve işbirliği özellikleri sunar.
Microsoft 365 kullanıcıları için bağımsız e-posta arşivleme çözümlerinin avantajları

Microsoft 365 kullanıcıları için bağımsız e-posta arşivleme çözümlerinin avantajları

Bugün, dünyanın dört bir yanındaki şirketler Microsoft 365 bulut hizmetlerini kullanıyor ve avantajları aşikar. Şirketlerin artık sahada hizmet sunmak için kendi altyapılarını işletmelerine gerek yok. Bulut üzerinden kolayca elde edilen programlar ve araçlar, kullanıcı sayıları doğrultusunda kolay ve uygun maliyetli bir şekilde ölçeklendirilebilir. Özellikle ayrılmış bir şirket içi sistemle karşılaştırıldığında, yönetim daha az BT kaynağı gerektirir. Ayrıca, hizmet güvenilir, güvenilir bir sağlayıcıdan gelir. Dahası, Outlook'u bir posta istemcisi olarak veya Teams'i dijital bir toplantı odası olarak kullanıyor olsanız da, tüm iletişim hizmetleri aynı platformda bulunur. Genel olarak, Microsoft'un genel buluttaki ofis yazılımı, makul bir fiyata zengin iletişim ve işbirliği özellikleri sunar.

Bununla birlikte, şirketlerin içerdikleri iş verilerini korumak ve bu bilgileri uzun vadede kullanılabilir durumda tutmak için e-postaları arşivlemek ve yedeklemek için ek çözümler kurmaları önerilir. Gerçekten de birçok şirket, Microsoft 365'in e-posta verilerini otomatik olarak arşivlemediğinin ve yedeklemediğinin ve ayrıca Microsoft 365'te yerleşik olarak bulunan arşivleme özelliklerinin profesyonel bir üçüncü taraf e-posta arşivleme çözümünden beklenebilecek hizmet kapsamını sunmadığının farkında değildir.

Profesyonel Bir E-posta Arşivleme Çözümü Kullanma Nedenleri

Birçok şirket için dijitalleşme, her şeyden önce dijital bir arşivin oluşturulması anlamına gelir

Herhangi bir e-posta arşivleme çözümünün birincil amacı, dosya ekleri de dahil olmak üzere bir şirketin tüm e-postalarının kopyalarını zaman içinde orijinaline sadık, bulunması hızlı ve kalıcı olarak kullanılabilir bir biçimde saklamaktır. Bu, bir şirketin e-postayı bir bilgi kaynağı olarak en iyi şekilde kullanmasını ve mevcut birçok avantajdan yararlanmasını sağlar. Diğer şeylerin yanı sıra, profesyonel bir e-posta arşivi, veri kaybını önlemeye, posta sunucusundaki depolama taleplerini azaltmaya, bir BT ekibinin iş yükünü azaltmaya ve işle ilgili belgelerin saklanmasını düzenleyen yasal ve düzenleyici gerekliliklere uymaya yardımcı olur.

Microsoft 365'te bulunan arşivleme seçeneklerinin özeti

Microsoft, seçilen plana (Business Standard, Business Premium, Enterprise) bağlı olarak e-postaların güvenliğini sağlamak için birkaç farklı seçenek sunar. Bu özelliklerden bazıları temel Microsoft 365 paketinin bir parçası olarak ücretsiz olarak sağlanırken, diğerleri yalnızca daha pahalı Kurumsal planlara dahildir. Aşağıda, Microsoft 365'teki yerel arşivleme özelliklerinin bir özeti verilmiştir:

  • PST Arşivleme

Kullanıcılar e-postaları PST dosyalarına taşıyabilir ve yerel olarak kendi bilgisayarlarında veya bulutta depolayabilir.

  • Outlook'ta "Arşivle" düğmesi

"Arşivle" düğmesi, kullanıcıların e-postaları bir arşiv klasörüne taşımasına olanak tanır. E-postalar Outlook posta kutusunda kalır; Yalnızca e-postaların saklama konumu değişir.

  • Exchange Online arşivleme olmadan posta kutusunu arşivleme

Arşiv posta kutusu, e-postaların taşınabileceği kendi depolama kapasitesine sahip ayrı bir posta kutusudur. Bu arşiv posta kutusu bir yönetici tarafından ayarlanmalıdır.

  • Exchange Online arşivleme ile posta kutusunu arşivleme

Exchange Online Arşivleme (EOA) ile kullanıcılar e-postalarını, yöneticilerin kendi arşivleme ve saklama ilkelerini uygulayabilecekleri ayrı bir arşiv posta kutusuna taşıyabilir.

Microsoft 365'in yerel arşivleme özelliklerinin sınırlamaları

Ancak, BT karar vericilerinin Microsoft 365'in yerleşik arşivleme seçenekleriyle ilgili belirli sınırlamaların farkında olması gerekir. Her şeyden önce, depolama güvenliği açısından, PST dosyalarının veya "Arşivle" düğmesinin kullanılması veri kaybına karşı koruma sağlamaz. Benzer şekilde, M365'te sağlanan ayrı arşiv posta kutusu (Exchange Online Arşivleme kullanılmadığında) profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün tüm ölçütlerini karşılamaz. Yalnızca Exchange Online Arşivleme (EOA) ile birlikte gelen arşiv posta kutusu, saklama ilkeleri, yasal saklamalar ve eBulma seçenekleri gibi profesyonel e-posta arşivleme için gereken işlevleri ve özellikleri destekler. Ancak, Exchange Online Arşivleme yalnızca İş Ekstra ve lüks Kurumsal planlar gibi daha pahalı M365 planlarına dahildir.

"Paylaşılan Sorumluluk" Modeli

Microsoft, Microsoft 365 hizmetlerine paylaşılan sorumluluk ilkesi uygular. Bu nedenle Microsoft, Microsoft 365 etiketi altındaki hizmetlerin kalıcı olarak kullanılabilir olmasını ve yedekli olarak sunulmasını sağlamaktan sorumludur. Ancak Microsoft, müşterilerinin verilerini korumaktan ve saklamaktan kendisini sorumlu görmez ve bu, e-postalarda yer alan tüm veriler için de geçerlidir.

M365'te bulunan eksiklikler ve sınırlamalar (seçilen arşivleme işlevine bağlı olarak) ve müşterilerin kendi e-posta verilerini korumaktan ve saklamaktan sorumlu olmaları nedeniyle, profesyonel bir üçüncü taraf e-posta arşivleme çözümü kullanılmalıdır.

M365 ile Kullanım için E-posta Arşivleme Çözümü Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Bir e-posta arşivleme çözümü, iş e-postalarının uzun vadeli korunması ve saklanması açısından önemli bir unsur olabilir. Ancak hangi çözümün bir işletmenin ihtiyaçlarına en uygun olduğuna karar vermek her zaman kolay değildir. Karar vericilerin arşivleme yazılımı seçmeden önce aşağıdaki kriterleri incelemeleri önerilir:

Microsoft'tan bağımsızlık

Harici bir e-posta arşivi olmadan, Microsoft Office 365 hizmeti başarısız olursa kullanıcılar kendi e-postalarına erişemez. Üçüncü taraf bir çözüm, satıcıya bağımlılığın önlenmesini ve M365 hizmeti başarısız olsa bile şirketin e-postalarının erişilebilir kalmasını sağlayacaktır.

Son Kullanıcı için Self Servis

Bazı profesyonel e-posta arşivleme çözümleri, kullanıcılara (yalnızca yöneticiye değil) e-posta arşivinde arama yapmak için hızlı ve verimli bir yolun yanı sıra e-postaları hızlı ve basit bir şekilde geri yükleme olanağı sağlar. Bu, bu tür sorunlarla ilgilenmek için artık kendileriyle iletişime geçilmesi gerekmediğinden bir BT ekibinin yükünü hafifletebilir.

Veri Kaybı ve Manipülasyonuna Karşı Koruma

E-postalar yanlışlıkla veya kötü niyetli olarak silinmeye karşı korunmalıdır; Aksi takdirde, yasal gerekliliklere uyum sorunlu olabilir. Microsoft 365 esasen yanlışlıkla silinen verileri geri yükleyebilse bile, günlük iş operasyonlarını engelleyen ve hatta ciddi şekilde tehlikeye atan durumlar ortaya çıkabilir.

Gizlilik yasalarına uygunluk

Uygun şekilde kullanıldığında, sertifikalı e-posta arşivleme çözümleri, e-postaların her zaman ilgili veri gizliliği yasalarına uygun olarak işlenmesini sağlar. Özellikle AB GDPR'nin yürürlüğe girmesinden bu yana, veri gizliliği kamuoyunun ilgi odağı olmuştur. AB dışındaki ülkelerde bile bu hassas konuya giderek daha fazla önem verilmektedir.

Makul Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)

Microsoft'un en güçlü arşivleme seçeneği (Exchange Online Arşivleme), yalnızca genellikle daha büyük işletmelerin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış belirli M365 premium planlarına dahildir. Küçük ve orta ölçekli işletmelere (KOBİ'ler) uyarlanmış Microsoft 365 planları Exchange Online Arşivleme'yi içermez ve bunun ek ücretli bir hizmet olarak eklenmesi gerekir. Bu durumda, üçüncü taraf bir çözüm daha uygun fiyatlı olabilir.

KONUYLA İLGİLİ İLAVE NOTLAR

E-postaları Arşivleme ve Yedekleme Arasındaki Fark

E-postaları arşivlemek ve yedeklemek, çok farklı amaçları yerine getiren iki modeldir. Yedeklemelerin amacı, verileri kısa ve orta zaman dilimlerinde düzenli olarak depolamak ve böylece söz konusu verilerin anlık görüntüsünü sağlamaktır. Bu nedenle, yedekleme bir felaket kurtarma aracıdır.

Herhangi bir e-posta arşivleme çözümünün birincil amacı, e-posta verilerinin zaman içinde kullanılabilir ve kurtarılabilir kalmasını sağlamaktır. Bu hususlar, iş açısından kritik bilgiler için yasal saklama gereklilikleri bağlamında şirketler için özellikle önemlidir. Denetim güvenliği olarak bilinen şey burada önemli bir rol oynar, yani saklanan e-postaların kurcalamaya karşı korumalı olması ve hem günlüğe kaydedilmesi hem de dışa aktarılması mümkün olmalıdır.

Bağımsız E-posta Arşivleme Yazılımının Faydaları

Üçüncü taraf çözümler, Microsoft'un yerel e-posta arşivleme yeteneklerine ek avantajlar sağlayabilir:

  • Bağımsız bir arşivleme çözümü, Microsoft 365 dışındaki e-posta kaynaklarındaki içeriğin aynı arşivde depolanmasına olanak tanır. Birkaç arşivleme çözümünü aynı anda yönetmek, genellikle iş kayıtlarını tutmanın maliyetini ve karmaşıklığını artırır. Merkezi bir arşiv kullanmak, BT ekibi tarafından yönetilmesi ve kullanıcılar tarafından aranması gereken çözümlerin sayısını azaltır.
  • Microsoft 365 platformundan bağımsız bir arşiv kullanmak, bir kuruluşun verilerinin üç kopyasını tutması gerektiğini belirten 3-2-1 kuralını izlemeyi kolaylaştırır: ikisi yerel olarak ve biri verilerin oluşturulduğu ve depolandığı birincil sistemden ayrı bir uzak konumda.
  • Birçok üçüncü taraf arşivleme çözümü, depolama gereksinimlerini önemli ölçüde azaltabilen e-posta tekilleştirmeyi destekler.
  • Daha fazla sayıda dosya türünü dizine eklemek, e-postaları ve dosya eklerini aramayı ve almayı kolaylaştırır.

Sonuç: Üçüncü taraf e-posta arşivleme, Microsoft 365'e gerekli bir ektir

Microsoft 365 şüphesiz güvenilir, güçlü ve çok yönlü bir platform olsa da, e-posta arşivleme açısından sınırları vardır ve KOBİ'lerdeki karar vericilerin bu eksiklikleri dikkatlice düşünmesi gerekir. Gerçeklerin farkında olmayan iş liderleri ve BT yöneticileri kendilerini gereksiz risklere maruz bırakıyor. Profesyonel bir üçüncü taraf e-posta arşivleme çözümü, bu riskleri azaltabilir, hatta tamamen ortadan kaldırabilir ve bu nedenle dikkate alınmalıdır.

E-posta arşivleme M365Pazar araştırma enstitüsü Osterman Research, şirketlerin Microsoft 365 kullanımı için uygun bir e-posta arşivleme çözümü bulmalarına yardımcı olmak amacıyla Microsoft 365 kullanan küçük ve orta ölçekli işletmelerin iş e-posta iletişimlerini nasıl yeterince koruyabileceklerine ilişkin bir teknik inceleme hazırladı. Teknik incelemede hangi e-posta arşivleme seçeneklerinin mevcut olduğu, Microsoft 365 kullanırken e-posta verilerine yönelik riskler ve e-postalarda yer alan verileri yeterince korumak ve yönetmek için kuruluşunuzun hangi özelliklere ihtiyacı olduğu incelenir.

Osterman Research'ün teknik incelemesinde yer alan sonuçlar ve rehberlik hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?

Buradan İndirin

SSS

Şirketlerin e-postalarını Microsoft 365'te arşivlemek için hangi seçenekleri var?

Microsoft, M365'te e-postaları arşivlemek için çeşitli seçenekler sunar. Outlook'taki "Arşivle" düğmesini, e-postaları PST dosyaları biçiminde depolamayı ve ayrı olarak yapılandırılması gereken bir arşiv posta kutusu kullanmayı (Exchange Online Arşivleme ile veya Exchange Online Arşivleme olmadan) içerirler. Alternatif olarak, profesyonel bir üçüncü taraf e-posta arşivleme çözümü kullanılabilir.

Microsoft 365 e-postaları otomatik olarak arşivler mi?

Hayır. E-postalar Microsoft 365'te otomatik olarak arşivlenmez. M365 kullanıcıları, e-postalarının güvenliğini sağlama sorumluluğunu kendileri üstlenmeli ve hangi e-posta arşivleme seçeneğinin kurumsal ve potansiyel olarak yasal gereksinimlerini en iyi şekilde karşıladığına karar vermelidir.

Şirketlerin e-postalarını Microsoft 365'te arşivlemesi gerekiyor mu?

Evet. İş açısından kritik bilgiler içeren e-postalar, bu değerli bilgi kaynağını korumak ve tam olarak kullanmak için her zaman arşivlenmelidir. Kural olarak, yasa koyucular ayrıca işle ilgili e-postaların saklanması ve veri gizliliği konusunda yasal gereklilikler getirir ve bunların her ikisi de profesyonel bir e-posta arşivleme çözümünün kullanımını gerekli kılar.

Microsoft 365'te yalnızca e-postalarımın yedeklerini oluşturmak yeterli mi?

Hayır, yedeklemenin amacı, verileri (örneğin e-postalar) ve sistemleri (örneğin e-posta sunucusu) kısa ve orta vadede düzenli olarak kaydetmektir ve öncelikle bir felaket kurtarma aracıdır. İki depolama döngüsü arasında üretilen veya değiştirilen herhangi bir veri, kayıp ve manipülasyona karşı korunmayacaktır. Her şeyden önce, herhangi bir e-posta arşivleme çözümünün amacı, dosya ekleri de dahil olmak üzere tüm e-postaların kopyalarını orijinaline sadık, bulunması hızlı ve kalıcı olarak kullanılabilir bir biçimde uzun yıllar saklamaktır. Bu, e-postaların depolanmasını ve veri gizliliğini düzenleyen yasaları karşılarken, e-posta olan değerli bilgi kaynağından tam olarak yararlanmak için gereklidir.

Kaynak: Microsoft 365 için bağımsız e-posta arşivlemenin avantajları (mailstore.com)

Etiketler
Journal
Journaling
pst
ost
eml
microsoft
outlook
office365
microsoft365
exchange
gmail
googleworkspace
yandex
zimbra
icewarp
kerio
pop
imap
mail
posta
arşiv
archive
yedek
backup
gdpr
kvkk
MDaemon
Kerio
smtp
msexchange
microsoftexchange
mailarchiving
emailarchiving
mailarşivleme
emailarşivleme
postaarşivleme
epostaarşivleme
mailbackup
emailbackup
mailyedekleme
emailyedekleme
postayedekleme
epostayedekleme
mailstore
Detaylı Bilgi İçin Bizi Arayın