269 yılında dünya çapında her gün 2017 milyar e-posta gönderildi ve alındı. Rakamın artması bekleniyor. E-posta yoluyla iletişimin artık posta veya faks gibi diğer iletişim araçlarına tercih edilmesi şaşırtıcı değil. E-posta veri alışverişinin sorunsuz çalışması birçok şirket için vazgeçilmez hale geldi. Her gün dünyanın dört bir yanına çok sayıda bilgi gönderiliyor. Buna faturalar, sözleşmeler ve işle ilgili diğer bilgiler dahildir. Bir şirketteki bir çalışan gibi her e-posta kullanıcısı, verilerin içeriğinden ve işlenmesinden sorumludur. Buna göre, e-posta arşivleme, e-postaların sistematik olarak işlenmesine ve dosyalanmasına yardımcı olabilir. E-postalar, e-posta arşivleme kullanılarak uzun süreli olarak saklanabilir. E-posta arşivleme öncelikle belgeleme ve veri kaybını önleme amaçlarına hizmet eder. Bunu yaparken, e-postalar güvenli bir şekilde saklanır ve içerikleri değişmeden kalır. Gerekirse e-postalar da geri yüklenebilir, böylece önemli içerik kaybolmaz. Dikkat edilmesi gereken önemli bir ilke, arşivlemenin birincil amacının verilerin daha uzun bir süre boyunca alınması ve kullanıma sunulması olduğudur. E-posta arşivleme de bir BT güvenlik stratejisinin önemli bir bileşeni olmalıdır.
Siz bu makaleyi okurken, her iki e-posta gelen kutumuz da sürekli doluyor. Bu her zaman böyle değildi. Zaman geçtikçe, e-posta hacimleri büyür ve e-posta arşivleme gelişir. E-postanın ilk günlerinde, e-posta arşivleme tamamen kullanıcılara güvenmekle ilgiliydi. Şirketler, e-posta istemcilerinde kendi bireysel e-posta arşivlerini yönetmek için çalışanlarına güveniyordu. Daha sonra, BT departmanları yedekleme kavramını tanıtmaya başladığında, e-postaları ve hatta tüm e-posta sunucularını yedeklemeye başladılar, ancak e-posta aramak yaygın değildi - özellikle son kullanıcılar için değil. Belirli bir e-postayı geri yüklemeniz gerektiğinde, örneğin mahkeme işlemlerinde kanıt olarak, onu bulmak genellikle haftalar sürer. BT personelinin tüm yedekleri geri yüklemesi ve sıkıcı bir süreç olan bu belirli e-postayı araması gerekiyordu.
Günümüzde, son kullanıcılar saniyeler içinde tek bir e-postayı arayabiliyor ve kendi başlarına geri yükleyebiliyor.
E-postanızı arşivlemeye karar verdiniz mi? O zaman bir sonraki adımı atmalı ve doğru stratejiyi öğrenmelisiniz. Bu bağlamda, şirketin BT yöneticilerinin kurum içi e-posta altyapısına odaklanması gerekir. Bu, sunucu tarafı veya istemci tarafı arşivleme arasında seçim yapmaları gerektiği anlamına gelir.
Sunucu tarafı arşivleme, son kullanıcıdan bağımsız olarak çalışan merkezi, otomatik arşivlemedir. Bu tür e-posta arşivleme en popüler olanıdır ve Exchange, Office 365, IMAP ve Gmail gibi posta kutularını arşivler.
İstemci tarafı arşivleme, kullanıcının kendisi tarafından ayarlanmalıdır. Buna göre, e-posta arşivleme işleminden kullanıcı sorumludur. İstemci tarafı arşivleme genellikle POP3 posta kutusuyla bağlantılı olarak kullanılır. Burada, yerel e-posta istemcisi (örneğin, Microsoft Outlook veya Mozilla Thunderbird) kullanılır ve ilgili klasör yapısı benimsenir. Genellikle sunucu tarafı arşivleme, ilgili tüm e-posta iletişimini kontrol altında tutmak, BT departmanının işini en aza indirmek ve endüstri düzenlemelerine ve/veya yasalarına uymak için bir işletme için en iyi stratejidir.
E-posta altyapınıza ve ihtiyaçlarınıza göre doğru e-posta arşivleme türünü seçtikten sonra, şirket içi veya bulut çözümü arasında seçim yapabilirsiniz. Şirket içi bir çözüm için yazılım satın alınır ve işletmenin kendi sunucu ortamında bağımsız olarak çalıştırılır. Şirketin kendi şirket içi posta sunucularına sahip kendi BT departmanı varsa ve şirketin e-posta sunucusu bulutta (ör. Microsoft Office 365) varsa ve arşivi yerel olarak tutmak istiyorsa bu bir seçenektir. Bulut hizmetleri kullanılıyorsa, bakım ve çalıştırma sorumluluğu sağlayıcıya aittir. Tüm veriler sağlayıcının sisteminde bulunur. Yalnızca bulutta e-posta arşivlemeyi seçerseniz, maksimum kullanılabilirlik ve güvenlik düzeyini seçmelisiniz. Ayrıca, e-posta arşivini kendi sunucularınızda fiziksel olarak kullanılabilir durumda tutmanızı öneririz.
Her gün gönderilen ve alınan e-postaların hacmi nedeniyle, hem arşivleme gerektiren hem de gerektirmeyen e-postaların kategorize edilmesi neredeyse imkansızdır. Bu nedenle, gelen ve giden tüm e-postalar genellikle hemen arşivlenir ("journaling" olarak adlandırılır). Bu, olası kurcalamaya karşı koruma sağlamak ve arşiv bütünlüğünü sağlamak için de yararlıdır. Ancak, burada veri koruma yönergeleri dikkate alınmalıdır. Örneğin, bazı ülkelerde iş e-posta hizmetlerinin özel kullanımı sorunlu olabilir. Bu durumda, önerilen bir çözüm, özel e-posta kullanımını (bir iş sözleşmesinde olduğu gibi) veya özel e-posta yazışmaları için harici e-posta hizmetlerinin münhasır kullanımını yasaklamak olacaktır. Bu nedenle, veri koruma yönergelerine her zaman dikkat etmelisiniz.
E-postalar, e-posta arşivleme yardımıyla uzun yıllar boyunca özgün, kurcalamaya karşı korumalı ve erişilebilir bir şekilde bütünüyle saklanabilir. Ayrıca, e-posta arşivleme, belirli e-Keşif senaryolarına da yardımcı olabilir ve e-postaların mahkeme işlemlerinde kanıt olarak kullanılmasını kolaylaştırır.
Özellikle sağlık, finansal hizmetler, hukuk veya devlet gibi sıkı düzenlemelere tabi sektörlerdeki işletmeler, e-postalarını yönetirken dikkate almaları gereken artan bir düzenleme ve e-Keşif gereksinimleri listesine sahiptir.
Kullanıcılar önemli e-postaları yanlışlıkla, istedikleri zaman sildiklerinde ve hatta şirketten istifa ettiklerinde ve tüm posta kutuları silindiğinde şirket için kritik olan veriler kaybolur. E-posta arşivleme ile her e-posta, ekleriyle birlikte bir arşiv içinde kullanılabilir ve aranabilir durumda kalır.
Bunun ötesinde, felaket meydana geldiğinde ne olacak? E-posta sunucunuzun devre dışı kaldığını veya e-posta servis sağlayıcınızın daha uzun bir kesinti süresine sahip olduğunu hayal edin. Düzgün çalışan bir e-posta arşivi ile, BT personeliniz için bile güçlük çekmeden tüm iş e-postalarınız elinizin altında ve kullanılabilir durumda.
Hepimiz oradaydık: Microsoft Outlook, posta kutunuzun dolu olduğunu ve yeni e-posta alamayacağınızı duyurur. İş ortaklarınızdan biri, size her e-posta göndermeye çalıştıklarında, posta kutusu kotanız nedeniyle posta sunucunuz tarafından reddedildiği konusunda sizi uyarır. Bu sadece rahatsız edici değil: e-postaları ve ekleri birer birer silmek zorunda kalmak da zaman alıcıdır. Posta kutusu kotaları ve bu tür durumlar, e-posta arşivleme ile geçmişte kaldı.
Bir posta sunucusu hizmet dışı kaldığında veya veriler kaybolduğunda, şirketteki her kullanıcı e-posta arşivi aracılığıyla tüm e-postalara erişmeye devam edebilir. Şirketler bu şekilde posta sunucusundan veya e-posta servis sağlayıcılarından bağımsız kalır ve bu da ticari faaliyetlerini kesintisiz yürütmeyi kolaylaştırır.
E-posta arşivleme ile posta sunucusundaki veri hacmi her zaman düşük tutulur. Bu, yedekleme ve kurtarma sürelerinin de daha hızlı olduğu anlamına gelir. Sonuç, gelişmiş performans ve daha yalın yedeklemelerdir. Her kullanıcı, yalnızca bir fare tıklamasıyla e-postaları bağımsız olarak geri yükleyebilir. Bu şekilde, BT artık kaybolan e-postaları manuel olarak geri yüklemek için zaman alan bir süreçten geçmek zorunda kalmaz. Daha da iyisi, uygun bir e-posta arşivleme çözümü, kullanıcıların arşivlenmiş tüm e-postalarda ve eklerde hızlı bir şekilde arama yapmalarını sağlar ve bu da onları daha üretken hale getirir.
Bozuk PST dosyaları, günlük işlerde dolu posta kutuları kadar korkunçtur. Bu durumda, bir BT çalışanı yalnızca PST dosyaları yedeklenmişse dosyaların geri yüklenmesine yardımcı olabilir. Sonuç olarak, bu dosya formatları, hataya açık olmaları nedeniyle BT departmanını zorlar. E-posta arşivleme yardımıyla, PST dosyaları, erişim izinlerini değiştirme zahmetine girmeden şirket içinde merkezi olarak arşivlenebilir.
Arşivleme ve yedekleme terimleri genellikle eş anlamlı olarak karıştırılır. Bu nedenle, çoğu durumda yedeklemenin tek başına yeterli olduğu varsayılır. Ancak, e-posta sunucunuzu yedeklemek hiçbir şekilde uygun bir e-posta arşivinin yerini almaz. Yedekleme, verileri yalnızca sınırlı bir süre boyunca yedekleyebilir ve gerekirse geri yükleyebilir. Bununla birlikte, uyumluluk gereksinimleri dikkate alınmaz ve son derece önemli e-postaların sürekli kullanılabilirliği ve geri yüklenebilirliği sağlanmaz. Yedekleme kapsamında, e-postalar alındıktan hemen sonra silinebilir ve bu nedenle güvenliği atlayabilir. Buna göre, bir yedekleme uyumluluk gereksinimlerini karşılamaya yardımcı olmaz ve veri kaybını önleyemez. Yedekleme çok önemlidir ve yapılacak doğru şeydir, ancak bir yedekleme arşivleme işlevlerinin yerini alamaz. Ve unutmayın: e-posta arşivi de yedekleme planınızın bir parçası olmalıdır!
Küçük ve orta ölçekli işletmeler, MailStore Server ile modern ve güvenli e-posta arşivlemenin tüm avantajlarından yararlanabilir. Bunun yanı sıra, MailStore Server, e-posta yoluyla özellikle hızlı bir tam metin araması ve kullanıcının e-postalarını Outlook eklentisi veya Web Erişimi aracılığıyla arşivden almasına olanak tanıyan birçok dosya eki türü sunar. Kullanıcılar ayrıca normal klasör yapılarını koruyabilir ve arşivlerini mümkün olduğunca sezgisel olarak çalıştırabilir.
Kaynak: Is Email Archiving the same as Email Backup? (mailstore.com)
Çeviri