İkinci Düzey Teknik Destek Mühendisi Michael Pelzer, "Şirketlerindeki çok sayıda PST dosyasıyla başa çıkamayan ve bu nedenle MailStore Server yazılımımızla ilgilenen firmalar düzenli olarak bizimle iletişime geçiyor" diyor. Aşağıdaki senaryo nadir değildir: "Kullanıcılar, posta kutusu kotalarını aşmak için Outlook posta kutularından yerel makinelerine e-posta aktarmak için PST dosyaları oluşturur. Ancak BT yöneticisi ve aslında bu e-postalarda tutulan önemli bilgilere erişmek isteyen herkes için sorun, bu PST dosyalarının sonunda kaydedildiği tüm yerleri belirlemenin kolay olmamasıdır" diye devam ediyor. Genel olarak, PST dosyaları BT yöneticileri için birçok açıdan zorluk teşkil eder.
Daha önce açıklandığı gibi, merkezi olarak depolanmak yerine, PST dosyaları genellikle kullanıcıların makinelerinde çeşitli konumlara yayılır. Dosyaları yedeklemeyi zorlaştırmanın yanı sıra, bu uygulama sıklıkla önemli verilerin kaybolmasına neden olur ve sonuçta yasal saklama sürelerine veya veri kullanılabilirliği gereksinimlerine uyulmadığı için cezalarla sonuçlanabilir.
Daha eski PST biçimleri, 2 GB dosya boyutu aşıldığı için genellikle zarar görürken, daha yeni biçimler de dosya bozulmasına karşı tam olarak bağışık değildir. Özellikle, ilgili iş istasyonunda yerel olarak depolanmayan PST dosyalarının kullanımı risklidir.
E-posta saklama sürelerine ilişkin yasal konum yalnızca uluslararası aşamada değil, aynı zamanda duruma göre de değişse de, çoğu şirket e-posta saklama ve işlemeyi düzenleyen bir tür yasal gerekliliğe tabidir. Bununla birlikte, kural olarak, PST dosyaları bir BT departmanının kontrolü dışındadır ve bu nedenle yasal gereklilikleri karşılamanın bir yolu olarak uygun değildir. Örneğin, kullanıcılar PST dosyalarından oluşturulan e-postaları kasıtlı olarak veya yanlışlıkla silebilir ve bu e-postaların belirli saklama sürelerine tabi olması durumunda bu durum yasal risklere yol açabilir. MailStore Server, e-postaların silinmemesini, ancak yasal olarak gerekli olduğu sürece saklanmasını sağlayan saklama politikaları tanımlamanıza olanak tanır. Ayrıca, MailStore yazılımında ayrı ayrı oluşturulabilen saklama politikaları, şirketlerin GDPR gerekliliklerine uymalarına yardımcı oldukları için AB GDPR açısından özellikle önemli hale geliyor. Saklama ilkelerinin tanımlanması, BT yöneticilerine farklı e-posta türlerinin ne kadar süreyle arşivleneceği konusunda tam denetim sağlar. E-postaların arşivden otomatik olarak silinip silinmeyeceğine ve silinecekse ne zaman silineceğine kendileri karar verebilir ve böylece farklı yasal saklama sürelerine uyabilirler.
MailStore'da Kıdemli Sistem Mühendisi olan Björn Meyn, gerçekçi bir senaryo açıklarken, "İş iletişiminde e-postaların önemi, iş açısından kritik içeriğin, örneğin kanıt olarak kullanıldığında, kolayca yasal bir anlaşmazlığın parçası haline gelebileceği anlamına gelir" diyor. "Ancak bu e-postalar merkezi olarak arşivlenmediği için bulunamazsa ve şirket de kurcalanmadıklarını kanıtlayamıyorsa, mahkemedeki temel argümanlardan mahrum kalabilir." Bu gibi durumları önlemek için bu şirketlerin PST dosyalarından vazgeçmeleri ve e-postalarını merkezi olarak güvenli bir arşivde saklamaları önerilir. Diğer bir avantaj ise, MailStore arşivinde güvenli olduğunda, entegre arama işlevi sayesinde e-postaların hızlı bir şekilde bulunabilmesidir.
PST dosyaları, BT yöneticileri için sürekli olarak iş yükü oluşturur. Örnekler arasında, yedeklemelerde kaybolan verileri geri yüklemek veya kullanıcıların isteği üzerine bozuk dosyaları onarmak yer alır. Dahası, PST dosyaları merkezi olarak kaydedildiğinde depolama ve yedekleme konusunda yüksek talepler getirir.
Bir şirket uzun vadede PST dosyalarından vazgeçme kararı verdiğinde, MailStore Server sorunsuz bir geçişin gerçekleşmesini sağlayacaktır. Başlangıç olarak, şirketteki tüm PST dosyaları merkezi olarak arşivlenebilir. Yazılım, Microsoft Outlook'a sorunsuz bir şekilde entegre edilebilir, örneğin, böylece kullanıcılar e-postalarına eskisi gibi erişmeye devam edebilir ve ayrıca son derece hızlı bir tam metin arama işlevinin yardımıyla e-postalar arasında arama yapabilir. Gerektiğinde, kullanıcılar tek bir fare tıklamasıyla e-postaları arşivden kendileri de geri yükleyebilir ve BT departmanını daha sonraki bir aşamada kaybolan e-postaları geri yükleme zahmetinden tamamen kurtarabilir. Son olarak, bir arşivleme çözümünün tanıtılması, PST dosyalarını, posta kutusu kotalarını bir kez ve herkes için atlamak için geçici bir çözüm olarak gereksiz kılar. Bireysel olarak yapılandırılabilir silme kurallarının yardımıyla, MailStore Sunucusu e-postaları arşivlendikten sonra silebilir, böylece e-posta sunucusundaki veri hacmini kalıcı olarak düşük bir seviyede tutar. Posta kutusu kotaları artık gerekli değildir.
E-posta arşivlemenin faydaları hakkında daha fazla bilgi edinin veya 30 günlük deneme sürümümüzde MailStore Server'ı bugün ücretsiz deneyin.
Kaynak: PST Dosyalarını Yönetmenin (ve Kendinizden Kurtulmanın) Doğru Yolu - MailStore
Çeviri Doğru Yolu){kind=link}